Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Afdelingssecretaresse
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een Afdelingssecretaresse die onze organisatie komt versterken met haar organisatorische en administratieve vaardigheden. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van een specifieke afdeling binnen ons bedrijf. Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, beheert agenda’s, organiseert vergaderingen en zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt.
Als Afdelingssecretaresse werk je nauw samen met het afdelingshoofd en andere teamleden. Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van correspondentie, het beheren van documenten en het bijhouden van dossiers. Daarnaast speel je een belangrijke rol in het plannen en coördineren van afspraken, het voorbereiden van vergaderstukken en het notuleren van vergaderingen. Je zorgt ervoor dat deadlines worden gehaald en dat de communicatie binnen de afdeling efficiënt verloopt.
Je bent een proactieve en gestructureerde professional met oog voor detail. Je weet prioriteiten te stellen en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie. Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en bent in staat om zelfstandig te werken, maar ook goed te functioneren binnen een team. Ervaring met administratieve systemen en Microsoft Office is essentieel voor deze functie.
De ideale kandidaat heeft een afgeronde secretariële opleiding en minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie. Je bent stressbestendig, klantgericht en beschikt over een flexibele instelling. Je draagt bij aan een positieve werksfeer en bent in staat om snel te schakelen tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden.
Als Afdelingssecretaresse krijg je de kans om een waardevolle bijdrage te leveren aan de efficiëntie en effectiviteit van onze organisatie. Wij bieden een dynamische werkomgeving, ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en een marktconform salaris. Ben jij de gestructureerde en servicegerichte professional die wij zoeken? Solliciteer dan vandaag nog!
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Beheren van agenda’s en plannen van afspraken
- Organiseren en voorbereiden van vergaderingen
- Notuleren en uitwerken van vergaderingen
- Opstellen en verwerken van correspondentie
- Beheren van documenten en archieven
- Onderhouden van interne en externe communicatie
- Ondersteunen van het afdelingshoofd en teamleden
- Afhandelen van telefoongesprekken en e-mails
- Voorbereiden van rapportages en presentaties
- Zorgdragen voor een efficiënte administratieve organisatie
Vereisten
Text copied to clipboard!- Afgeronde secretariële opleiding (MBO-niveau of hoger)
- Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
- Goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
- Organisatorisch sterk en stressbestendig
- Proactieve en klantgerichte houding
- Goede communicatieve vaardigheden
- Discreet en betrouwbaar met vertrouwelijke informatie
- Zelfstandig kunnen werken en prioriteiten stellen
- Flexibel en oplossingsgericht
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Hoeveel jaar ervaring heeft u als secretaresse?
- Welke administratieve systemen beheerst u?
- Bent u beschikbaar voor fulltime of parttime werk?
- Hoe gaat u om met vertrouwelijke informatie?
- Kunt u een voorbeeld geven van een situatie waarin u meerdere taken tegelijk moest beheren?
- Wat vindt u belangrijk in de samenwerking met een afdelingshoofd?
- Hoe zorgt u ervoor dat deadlines worden gehaald?
- Wat zijn uw sterke punten als het gaat om communicatie?
- Hoe blijft u georganiseerd tijdens drukke periodes?
- Wat motiveert u in een ondersteunende rol?
